Conseils et formations en gestion appliquée aux auteurs

 

PREMIERS CONTACTS AVEC LES CLIENTS

 

Les relations entre entreprises et photographes, dépendent souvent des rapports instaurés par chacun au début de la collaboration. Il est donc important de respecter dès le départ un certains nombres de règles, qui permettent d' éviter les malentendus, et qui vous protègent en cas de conflit.

L'ANNONCEUR peut se diviser en deux catégories :

- Ceux qui font appel à une agence de communication :

Dans ce cas, votre client devient l'agence de communication.
Votre interlocuteur sera soit :
• un chef de publicité,
• un chef de produit
• ou un directeur artistique.

A noter : Les budgets sont souvent plus importants que lorsque vous travaillez avec l'annonceur en direct. La prise de vue est "noyée" dans le budget global.

Points à surveiller : Vous travaillerez le plus souvent d'après un rough accepté au préalable par l'annonceur, la marge de créativité reste faible. Les délais de paiements pouvaient être parfois très longs ( 90 jours fin de mois le 10). Depuis la loi LME 2009 qui impose de diminuer les délais de paiements, on peut espérer une amélioration de ce côté.
Risque non négligeable de dépôt de bilan. Ce risque devient malheureusement de plus en plus latent et fréquent, il devient donc indispensable de se préserver en demandant des acomptes couvrant au minimum les frais engagés.
Peu ou pas de fidélité, l'agence doit renouveler les propositions faites aux clients, ce qui "l'oblige" à changer de photographe. Les photos dites "libres de droits" cause par ailleurs une concurrence déloyale contre laquelle il est impossible de lutter si le choix ne se fait que sur le budget. Il devient donc très important de valoriser au mieux le travail et proposer des créations et un service particulier.

Les agences importantes ont tendance à vouloir hyper spécialiser les photographes. Il est très peu courant d'être interrogé pour du bijou (par exemple) si vous avez présenté du parfum. A vous de convaincre qu'un photographe ne se choisit pas en fonction de sa facilité à pouvoir se mettre dans une case, celle-ci risquant de devenir de plus en plus étroite, de toutes façons.

- Ceux qui ne font pas appel à une agence de communication :

Selon la taille de l'entreprise, l'interlocuteur ne sera pas le même :
• Directeur,
• responsable marketing,
• responsable des achats,
• chef de produits,...)

A noter : On attendra de vous, des idées, un service, la marge de créativité est souvent importante. Les délais de paiements moyens étaient déjà dans les limites de la Loi LME 2009 avant qu'elle n'entre en action, c'est à dire entre 30 et 60 jours. Rien ne vous empêche de négocier des délais plus courts ou de demander des acomptes. Les annonceurs en direct sont relativement fidèles, si vous êtes capable de les écouter et de vous adapter à leurs besoins.

A surveiller : Les prix sont relativement bas. Les risques liés à l'indécision et au manque de préparation des prises de vue peuvent parfois entraîner des surcoûts importants difficile à refacturer. Il convient de prendre des précautions au moment du devis. Vous avez entre vos mains la possibilité de proposer, de créer, de faire votre métier avec une relative autonomie. Les annonceurs ne vous spécialisent pas à priori, même s'ils souhaitent voir dans votre dossier des réalisations proches de leurs univers. Un annonceur ne s'étonne pas de voir d'autres choses, cela le rassure même parfois.

 

L'INTERLOCUTEUR

Il doit être unique et responsable ! Ce n'est pas toujours facile, mais cela s'avère vite indispensable pour travailler correctement. Si à chaque livraison d'une image, votre interlocuteur fait le tour de la société pour la montrer et recueillir les avis, ou si le choix final est fait par sa direction vous avez plus de risque de modifications de dernier moment ou de reshoot, après avoir eu un accord de principe.

LE MONTANT DU DEVIS

Evitez de donner un prix par téléphone si vous ne connaissez pas le client. Votre définition et la sienne d'une prise de vue simple ou d'un reportage ne sont peut-être pas les mêmes, alors posez des questions. Ne jamais donner de prix sans avoir vérifié avec votre client que vous parlez bien de la même chose.

 

Réfléchissez toujours avant de donner un prix. Laissez vous du temps, en général vous en avez plus que vous ne croyez.

 

 

LA RÉDACTION DU DEVIS

Que la demande de devis soit faite par téléphone ou par écrit, faites la toujours suivre d'un devis écrit, par courrier, fax ou mail.

• N'oubliez pas que le devis est une pièce de référence. Le client se base sur les chiffres que vous avez indiqué, s'il n'est pas inscrit que les montants sont estimatifs, vous serez tenu de vous y conformer. Indiquez plutôt des fourchettes si vous avez des doutes sur des montants,car même si vous avez précisé qu'il s'agissait d'estimation, il est souvent difficile de revenir dessus, commercialement parlant.

• N'oubliez pas d'indiquer le délai de règlement sous la forme suivante : comptant à réception (avec ou sans escompte), 30 jours fin de mois, 30 fin de mois le 10.... Cela ne peut dépasser 60 jours à partir de la date de facturation ou 45 jours fin de mois.

• Une décharge de responsabilité concernant les tiers sera la bienvenue. Si vous devisez des prestations qui seront facturées directement par les intervenants, séparez bien les postes, ou faites un devis à part.

Ne cédez jamais tout vos droits. C'est sur ce sujet d'ailleurs que vous devrez vous montrer le plus convaincant. Les diffuseurs oubliant trop souvent que les droits d'auteur sont une obligation légale.

Le devis est une pièce de référence pour le client, il doit être clair et détaillé.

Indiquez pour quelles utilisations vous cédez vos droits, si ils sont inclus dans le montant de votre prestation.

LE BON DE COMMANDE

Généralement les clients se basent sur votre devis pour rédiger leur bon de commande, mais certaines conditions sont imprimées sur les bons de commandes du client, en particuliers en ce qui concerne les délais de règlements et les droits d'utilisation. Bien lire les conditions générales de votre client, vous pouvez avoir des surprises. Faites signer vos devis, cela entraîne par le client l'acceptation de VOS conditions.

Si en cours de réalisation des prises de vue, le client modifie la demande, faites établir un additif à la commande pour entériner la modification.

LE BON DE LIVRAISON & LE BORDEREAU DE REMISE

Une pratique peu courante avec les entreprises, mais qui peut s'avérer nécessaire dans certains cas ; le bon de livraison ou bordereau de remise d'originaux. Si votre client est de mauvaise foi, il peut très bien affirmer que vous ne lui avez remis aucun original, et il refusera alors de vous payer. Si en plus vous n'avez gardé aucun double ou aucune preuve, il sera même difficile de prouver que vous en êtes l'auteur. Rassurez vous, cela arrive très rarement. Ne livrer pas les fichiers RAW, ce sont vos "négatifs numériques" le véritable original natif du fichier. Il vous appartient. Et si toutefois pour des raisons techniques vous devez le livrer, protegez en la communication par une cession particulière qui précise pourquoi et dans quel limite il est fourni.

ATTENTION ! Lorsque vous remettez une ŒUVRE PRÉEXISTANTE pour consultation ou diffusion, il est IMPÉRATIF de faire signer un BORDEREAU de remise à votre client. Cela vous protège.

LA NOTE D'AUTEUR

Vous avez livré, vous devez facturer. Faites le immédiatement après la livraison. Ne laissez pas traîner. Votre note d'auteur (facture) doit être identique au devis pour ce qui concerne les montants, sauf accord du client (avez-vous des confirmations écrites pour les modifications ?)

Si vous êtes assujettis à l'AGESSA (précompté) joignez le bordereau simplifié de déclaration diffuseur rempli par vos soins, reprenant les sommes précomptées + la part de 1% diffuseur, cela ne vous coûte rien et facilite la tâche des comptables.

Si vous êtes affilié à l'AGESSA joignez le bordereau simplifié de déclaration diffuseur rempli par vos soins, pour la part de 1% diffuseur, n'oubliez pas de joindre la dispense de précompte S 2062. Ce document est obligatoire, car en son absence votre client (diffuseur) est obligé de vous précompter vos notes d'auteur !

(Cette dispense s'obtient auprès de l'AGESSA en envoyant dès que vous le recevez votre avis d'imposition - ref N° 1533 M-1-A.)

LE PAIEMENT

Et enfin lorsque vos notes d'auteur arrivent à échéance, n'hésitez pas à relancer tout de suite. N'attendez pas.

Dès le lendemain de la date d'échéance, téléphonez pour réclamer votre règlement. 48 heures après envoyez un fax ou un courrier simple avec copies des pièces réclamées. Deux semaines après, lettre recommandée rappelant vos appels et courriers précédents. Encore une semaine après deuxième lettre avec menace de recouvrement par un service contentieux. Une semaine encore après troisième et dernier rappel indiquant que sans règlement par retour la dette est remise au service contentieux.

Cela c'est ce qu'il faudrait faire, mais on ne menace pas quelqu'un si on sait que les menaces ne seront pas mises à exécution, vous le savez et votre client le sait, alors que faire ?
Réclamez tout de suite dès la date passée (cela vous donnera déjà des indications) Si vous avez toutes les pièces listées au-dessus et que votre client ne veut pas payer il existe un moyen rapide et simple, pas trop coûteux, pour récupérer ses créances...

LE RÉFÉRÉ PROVISION

Renseignez vous auprès d'un avocat.

Certains cabinets de recouvrement font des forfaits et se rémunèrent en pourcentage sur les sommes récupérées, si vous avez toutes les pièces listées au-dessus.

Ces cabinets ne règlent pas des litiges, ils font du recouvrement de créances.

Votre client est en société, vous pouvez consulter ses bilans, entre autres, sur www.SOCIETE.COM, n'hésitez pas à utiliser ces informations. Les sociétés sont obligées de publier leurs comptes. Une société qui ne le fait pas, prouve de ce fait, une certaine négligence ou une envie de dissimulation de ses résultats.

Avoir toutes les pièces commerciales permet de sécuriser ses paiements.

 

 

 

 

Les entretiens ou conseils ne peuvent pas remplacer les prestations d’experts certifiés tels que comptables, avocats …